Ordre du jour:
- organisation des livraisons du lundi
- création d'une commission bocaux
- permanences du samedi
- bilan finances et création d'une commission finances
- fonctionnement des groupes
- charte des adhérents
- communication

 

Présents : Lorraine, Pierre Antoine, Marylène, Géraldine D, Flora, Rosette, Jeanne, Hélène
Excusés : Isabelle, Catherine, Samira, Virginie, Angélique, Marix, Lucile, Murielle, Martine

Compte tenu du faible nombre de participants le collectif, s’il a longuement discuté, n’a pas pu prendre beaucoup de décisions et donc fait surtout des propositions.

Le collectif se félicite de la bonne tenue de l’Assemblée Générale du 27 janvier qui a réuni davantage de participants que les autres années, ce qui témoigne de la vitalité de notre association. Cela est corroboré par le fait que de nouvelles personnes adhérent et que d’anciens adhérents reviennent.

 

1. Organisation des livraisons Biodis

Elles se font toujours le lundi et l’étiquetage est réalisé au moment de la permanence par des personnes, soit qui font partie du groupe « Signal » consacré aux livraisons, soit qui se sont mobilisées suite à l’envoi de l’information de la livraison sur le groupe « Signal » général. Il se trouve que les personnes qui répondent à cet appel en venant à la boutique ne préviennent pas forcément de leur venue ce qui peut provoquer des mobilisations (et donc des dépenses d’énergie) inutiles.

• Jeanne se propose pour intégrer le groupe à partir du mois de mars.
• Par ailleurs, il faudrait réfléchir sur la pertinence de la mise en rayons entre 12 et 14h ; cela n'empêche t’il pas d'autres tâches d'être faites sur ce créneau?

Il est proposé que :

• Le groupe dédié, de 6 actuellement, doive être renforcé et ouvert à ceux qui voudraient s’investir dans cette tâche

• un message « Signal » envoyé par Géraldine S. ne le sera que si le groupe « livraisons » n’est pas assez étoffé pour ce jour là et il sera demandé dans le message de répondre impérativement par exemple par un « pouce levé » ou un « OK ».

 

2. création d'une commission bocaux

Les bocaux pour le vrac : la mise en bocaux pour le riz et les fruits secs se fait en général pendant les permanences et surtout sans que les conditions d’hygiène soient toujours respectées (lavage des bocaux, manipulation avec des gants..)

• Il est décidé de former une petite équipe, composée de Marylène, Ernesto, Mariette et Lucile, qui s’en occupera. La communication sera faite aux adhérents (lettre d’information ou courriel).

 

3 .permanences du samedi

Il est décidé de faire un essai pour la permanence du samedi. Vincent va couper la permanence en 2 plages horaires et l’on communiquera à tous les adhérents les raisons de ce changement : faciliter la mobilisation des adhérents mais souligner que ceux qui sont disponibles peuvent faire les 3 heures. Le bilan pourra être fait dans quelque temps.

 

4. bilan financier et création d'une commission finances

• Sur le bilan financier : même s’il comporte des erreurs il est significatif par rapport aux dépenses, gains et stock financier. On peut remarquer que les achats fait par la boutique aux fournisseurs augmentent beaucoup depuis le mois de mars 2023 mais surtout que les ventes ne couvrent jamais les achats. Les gains augmentent aussi. La conclusion c’est qu’il faudrait revoir la répartition des achats de la boutique sinon on ne pourra jamais utiliser de façon raisonnée les gains que nous faisons. A discuter lors d’une prochaine réunion.

• Pour les fiches : le travail est très long, il se poursuit.

• La création d’un sous groupe « finances » autour de la trésorière et de Lorraine, Rosette et Hélène qui suivent les fiches et les comptes après inventaire. Catherine réalise un gros travail de communication des données à travers des documents partagés ce qui facilite grandement le travail sur les fiches et les comptes.

 

5. fonctionnement des groupes

En ce qui concerne les sous-groupes du collectif il est proposé :

• La mise au clair des domaines qui concernent chacun des groupes « local » et « communication » à faire lors d'une prochaine réunion.

• La question d’avoir un « référent » par sous groupe est à rediscuter car elle fait débat.

 

6. charte des adhérents

Point mis à l’ordre du jour de la dernière réunion mais non traité : « création d’un document (charte, contrat, règlement intérieur ?) à faire signer à chaque adhérent lors de l’adhésion pour éviter les cas particuliers. »

Les présents sont d’accord sur le fait de rappeler à tous les adhérents les points ci-dessous, et sur la nécessité de les faire respecter par tous. Reste à discuter de la dernière partie de la dernière phrase à savoir : doit-on fixer un minimum à laisser sur sa fiche ? A décider à la prochaine réunion.

Les adhérents de LA GENNEVILLOISE s’engagent à

1. Respecter les valeurs de l’association : convivialité, entraide, esprit collectif

2. Participer dans la mesure de ses possibilités à la vie de la boutique : permanences, livraisons, commandes…

3. Soutenir le collectif gestion et participer à l’Assemblée Générale

4. S’acquitter de sa cotisation en début d’année

5. Remplir sa fiche achats de manière à en faciliter le contrôle pour les comptes

6. Verser à l’avance les sommes nécessaires à ses achats pour permettre de payer les fournisseurs et veiller à laisser toujours au moins 20 euros de solde sur sa fiche.

7. communication

Compte tenu des efforts que l'association déploie chaque jour pour évoluer et garantir sa pérennité, il est proposé qu'un petit temps soit consacré en début de chaque réunion du collectif pour relever tous les faits et points positifs du mois écoulé (événements, améliorations, nouveaux adhérents...). Ces éléments pourront être notés dans le compte-rendu et/ou sur un tableau Weleda visible par tous dans la boutique.

 

Prochaine réunion le mercredi 6 mars

Hélène pour le Collection gestion